La comunicación interna es un aspecto fundamental para cualquier empresa. Cuando este proceso no se lleva a cabo de manera eficaz y no contamos con las herramientas, es normal que los empleados se sientan desorientados, lo cual puede afectar negativamente a la experiencia del cliente.
En el momento en que los trabajadores no tienen acceso a la información y no disponen de los sistemas adecuados para poder preguntar al resto de miembros del equipo, los clientes pueden llegar a desesperarse cuando ven que no pueden resolver sus dudas de forma sencilla y directa. Así, mantener una buena comunicación interna no solo permite mantener unos estándares de calidad dentro de nuestro servicio de atención al cliente, sino que, además, ayuda a definir y alcanzar unos objetivos comunes.
En Pukkas creemos que fomentar la comunicación interna es clave para el buen funcionamiento de ésta. En este artículo queremos ayudarte dándote las claves para revolucionar la comunicación Interna en tu empresa, por lo que hemos preparado una lista de elementos que son esenciales para que este aspecto funcione correctamente, así como algunos consejos para implementar estos elementos adecuadamente.
2 elementos esenciales en la comunicación interna empresarial
Acceso a la información por parte de todos los empleados
Para que todo funcione correctamente y se alcancen los objetivos planteados, es importante que los trabajadores de la empresa se sientan pertenecientes a la misma y sepan exactamente qué es lo que se espera de ellos dentro de la organización.
Ahora bien, para ello, deben poder tener acceso a toda la información actualizada desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo. De lo contrario, además de carecer de datos que pueden ser importantes para prestar una buena atención al cliente, los empleados pueden perder tiempo de tareas que requieren mayor concentración y perder eficacia.
En este sentido, un CRM es una herramienta muy adecuada para mantener la información interna y externa centralizada y accesible por todos en una sola plataforma. Además, este sistema, integrado con la solución de comunicaciones que utilicemos en nuestra empresa, nos puede proporcionar muchas funcionalidades y ventajas, como por ejemplo, la posibilidad de modificar y registrar los cambios que hagamos en la ficha del cliente en tiempo real.
Crear un ambiente colaborativo
Como decíamos anteriormente, para fomentar una buena comunicación interna en nuestra empresa, es importante que los trabajadores sientan que son parte de la organización y que son tenidos en cuenta. Sin embargo, a veces esto puede resultar complicado debido a la cultura de teletrabajo que han implementado muchas empresas y que permite que los trabajadores desarrollen su jornada laboral desde cualquier lugar.
En este sentido, crear un ambiente colaborativo y que les permita hablar entre ellos como si estuvieran reunidos en un mismo entorno, incluso a distancia, es fundamental. Buscar sistemas que les permita hablar por voz, chat y vídeo (idealmente desde una única plataforma) puede favorecer la comunicación interna de nuestra empresa.
¿Cómo implementar estos elementos de comunicación interna en tu empresa?
Para que estos elementos se incluyan dentro de la estrategia de comunicación interna, es fundamental diseñar un plan que contenga los siguientes aspectos:
Análisis de la situación
El primer paso es tener en cuenta cuál es el punto de partida de nuestra empresa, es decir, en qué punto se encuentra respecto a la comunicación interna. En este sentido, es importante analizar cuáles son las herramientas de las que ya disponemos y el tipo de interacción que deseamos alcanzar.
En este punto, puede ser útil llevar a cabo una auditoría o una serie de encuestas en la cuál los empleados proporcionen su opinión sobre cuáles son los problemas o las fortalezas que presentan las interacciones actuales.
Objetivos de la organización
Tras conocer el estado en el que se encuentra la comunicación interna en nuestra empresa, es importante establecer cuáles son nuestros objetivos tanto a corto, medio y largo plazo respecto a este tema. Sólo de esta manera podremos fijar la base de cualquier estrategia laboral.
Definición de la estrategia
Una vez que tengamos cuáles son nuestros objetivos y, por supuesto, los hayamos trasladado a todos los empleados, es importante trazar el recorrido para alcanzarlos.
En este momento resulta fundamental establecer cómo se desarrollará la comunicación interna y con qué herramientas, además de asegurarnos que todos los empleados conocen qué es lo que se espera de ellos, a quiénes deben informar o a quién deben dirigirse en caso de que se presente algún inconveniente en su jornada laboral.
Implementación de un plan de comunicación interna
Después de que se haya trazado sobre un papel todos los objetivos y los pasos de cómo se llegaran a estos, es el momento de implementar el plan de comunicación interna, buscando las herramientas que nos ayudarán a hacerlo. Por ejemplo, encontrar un sistema de telefonía para empresas que nos permita centralizar, tanto la comunicación interna como externa, en una sola plataforma que sea accesible para todos los empleados nos puede ayudar a optimizar nuestros procesos y a transformar digitalmente nuestro negocio más fácilmente.
Evaluación y correcciones
Una vez que se haya implementado nuestra estrategia de comunicación interna, es necesario ejecutar un análisis periódico de todos los resultados para poder comprobar si realmente se están cumpliendo los objetivos y si hay que llevar a cabo cualquier ajuste.
En definitiva, la comunicación interna adquiere un papel fundamental dentro de una empresa, por lo que es importante tener en cuenta algunos elementos como las herramientas que utilizamos, el acceso a la información o el mensaje que se transmite. Además, es fundamental realizar un plan que nos permita trazar y definir una estrategia de este tipo.
